1º de ESO: CÓMO ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO

La escritura epistolar. Antes y ahora

 

A pesar de las semejanzas, percibimos el correo electrónico como un mensaje distinto dado que lo colocamos en un espacio virtual con una recepción inmediata y, por lo tanto, sus características son diferentes.

En el correo electrónico acortamos los textos – dedicamos menos tiempo, tanto para su escritura como para su lectura –, los mensajes son más cortos pero también más numerosos.

Con el paso de los años y la utilización constante del correo electrónico, hemos ido autoadquiriendo licencias gráficas, principalmente en los correos personales. No repasamos lo que escribimos y los errores que pueden cometerse al escribir en el teclado no se tienen demasiado en cuenta, ni siquiera si se trata de las denominadas «faltas de ortografía graves», aunque insistimos en la mala imagen que se da al cometerlas, aunque sea en un contexto coloquial.

Intentamos comunicar rápidamente y la importancia se centra en el contenido del mensaje y en lo que queremos expresar. Precisamente por ello, y para enfatizar nuestro estado de ánimo y establecer una comunicación personal más íntima, repetimos constantemente ciertas grafías, las reduplicamos o alargamos en más de dos pulsaciones, los puntos, las comas, los signos diacríticos tienden a reducirse, y los interrogantes, las exclamaciones y los puntos suspensivos se multiplican para enfatizar lo que deseamos expresar: «Holaaaaaaa!!!!», «En serio?????», «Bien!!!! Nos vamos de vacaciooooooones!!!!».

Esta repetición de caracteres ha sido entendida por muchos autores como un recurso para reflejar en el lenguaje escrito determinados alargamientos característicos de la expresión oral o bien para representar el énfasis que se da a una sílaba determinada y, por lo tanto, a la palabra o al concepto. Hemos adquirido determinados hábitos y licencias porque el correo electrónico no permite que nuestro interlocutor perciba nuestro estado de ánimo en tiempo real; el ejemplo más gráfico es el uso de los emoticonos.

El correo electrónico es mucho más rápido que el postal, permite acelerar nuestros procesos comunicativos interpersonales y acceder a un gran número de personas simultáneamente.

Ha facilitado la comunicación y no ha provocado la desaparición de otros medios de comunicación – como algunos preveían –, pero sí ha condicionado sus usos. No ha sustituido (al menos no completamente) ni al fax, ni al teléfono, ni a la carta. La riqueza del correo electrónico es que también puede utilizarse para escribir un mensaje como si fuera una carta tradicional. La plasticidad de la herramienta y su asimilación por parte de los usuarios ofrecen muchas posibilidades: dependiendo del mensaje, el destinatario, el tema tratado y los objetivos, el empleo de esta herramienta puede variar.

Por contra, tener miles de contactos a golpe de clic implica estar expuesto a un bombardeo de mensajes irrelevantes que pueden mermar nuestra productividad si no sabemos gestionar correctamente las diferentes direcciones de correo de las que disponemos, los filtros, las carpetas o la libreta de direcciones.

Enviar un correo electrónico hoy es una actividad cotidiana, e incluso necesaria tanto en el ámbito personal como profesional. Llegamos a la oficina y lo primero que hacemos es revisar nuestro correo, que mantenemos abierto durante muchas horas y consultamos frecuentemente.

Por qué escribimos correos electrónicos

Hemos sintetizado las razones más evidentes, pero se podrían añadir muchas más, dependiendo del usuario:

1.- Es el medio nuevo más popular.

2.- Ha traspasado generaciones. En un porcentaje alto es el único sistema de comunicación de internet utilizado por personas mayores de 50 años.

3.- Es menos intrusivo que la mensajería instantánea o las llamadas telefónicas. Sigue siendo el medio más útil para dar el primer paso en el establecimiento de la comunicación con un desconocido.

4.- Permite, de manera sencilla, mantener diferentes direcciones de correo electrónico que determinan un primer filtro en nuestros contactos. Según el perfil, nos relacionamos con la persona u organización desde una dirección u otra, definiendo en gran medida nuestra relación y facilitando el archivo y el control de nuestras conversaciones y comunicaciones.

5.- La facilidad de uso y el aumento de su capacidad año tras año lo convierten en una de las mejores opciones para compartir archivos.

6.-Es posible llegar a una o miles de personas con un solo clic.

7.- Su versatilidad. El correo electrónico puede utilizarse como una carta, pero también como un sistema para compartir archivos, para mantener una conversación rápida –mensajería instantánea– y como una plataforma para gestionar la agenda.”

El silencio

A veces se nos olvida que no todos los correos electrónicos merecen o deben tener respuesta. No hay que responder a los que solo tratan de informar, ni a los correos comerciales, ni a algunas invitaciones (si no lo piden expresamente), ni a los insultos o amenazas…

Por ello, es una forma de cortesía añadir las palabras «No reply» o «No se requiere respuesta», para advertir al receptor de que no se sienta obligado a responder, y que incluso, en caso de responder, es probable que su respuesta no sea tenida en cuenta.

Con respecto a este tema, es preciso tener en cuenta que en ocasiones puede considerarse una falta de educación tardar mucho en responder. En el caso de que no tengamos la respuesta y vayamos a tardar en contestar, lo ideal es enviar un mensaje al emisor avisando de la recepción del correo.

Otro tema es el silencio provisional, es decir, tardar un poco más de lo normal en responder a un correo electrónico cuando es necesario meditar la respuesta, por ejemplo porque nos hayamos sentido heridos u ofendidos con un mensaje recibido; ante una situación difícil es preferible no responder en caliente sino, meditar la respuesta con calma.

Elementos del correo electrónico

Es habitual pensar mucho las palabras adecuadas para el cuerpo del mensaje o para el saludo inicial, pero se presta poca atención a las partes que involucran a nuestros destinatarios. Los usuarios tenemos a nuestra disposición decenas de opciones en nuestros correos que finalmente no se utilizan o se usan erróneamente. A continuación se analizan la función y la utilidad de los principales campos que completamos cuando escribimos un correo electrónico.

Para

En este campo debemos incluir los contactos a los que consideramos como destinatarios principales de nuestro mensaje. Si incluimos a mucha gente, se reduce el carácter exclusivo del mensaje, nadie se siente obligado a responder y es probable que no obtengamos respuesta de ninguno.

Por otro lado, no debemos repetir un mismo contacto. Algo muy habitual es remitir un mensaje a varias direcciones de correo de una misma persona, por lo que será «interrumpida» varias veces con el mismo mensaje.

Es fácil molestar a quien no le interesa o no le incumbe el mensaje incluyéndolo en el mismo, y es posible que el destinatario nos bloquee o simplemente nos ignore cuando reciba un correo nuestro si insistimos en enviar temas que no le interesan. Por lo tanto, antes de enviar un mensaje asegurémonos de que el correo es Para los que están incluidos.

Un error muy común, provocado por el autocompletado que ofrecen muchos sistemas de correo electrónico cuando se responde a un mensaje, es usar el campo Cc como el de Para y viceversa. Para diferenciarlos hazte estas preguntas: ¿A quién va dirigido el mensaje? (Para) y ¿quién quieres que simplemente conozca el mensaje? (Cc).

Cuando se comparte un mensaje con varios destinatarios es preciso ser consciente de que se están haciendo públicas las direcciones de personas que puede que no deseen que otros las conozcan. El lado positivo de esta mala práctica es que con largas listas de contactos se puede actualizar la agenda con nombres que hubieran sido difíciles de obtener por otro camino. Hay que tener cuidado con los nombres que se asocian a los contactos en la agenda. Muchos servicios de correo electrónico muestran, además de la dirección del contacto, el nombre que el remitente del mensaje le ha dado a esa dirección al incluirlo en la agenda de contactos. Lo recomendable es asociar la dirección con el nombre y apellidos de la persona, o, si procede, con el nombre de la empresa, pero no con apodos, nombres de pila o calificaciones añadidas que pueden llevar a que se produzcan ejemplos como el siguiente:

Para: «el tío bueno de ojos azules»

Cc: «jefazo»

Asunto: Resolución oferta de trabajo

De: rrhh@despachodeabogados.com

Buenos días,

Tras valorar su excelente currículum, nos gustaría incorporarle a nuestra compañía. Próximamente le convocaremos para la firma del contrato.

Atentamente,

Sra. González (RR.HH.)

Cuando enviamos un mensaje a varios contactos podemos ordenar su inclusión en él por jerarquía, interés o responsabilidad en el tema tratado, por puro orden alfabético o por grado de confianza.

Se recomienda enviar el mensaje a la mejor dirección y en el momento del día óptimo para que este tenga más probabilidades de ser leído y sea respondido de la manera más eficaz.

La mayoría de los usuarios de correo electrónico tiene varias direcciones, y algunas de ellas ya no se usan o solo en momentos del día diferentes. El tipo de mensaje debe ser apropiado al uso que nuestro contacto le da a cada dirección (personal, profesional, de empresa, universidad…). Es lógico pensar, por ejemplo, que, si le enviamos un mensaje al correo de la universidad a un profesor un sábado por la noche, las posibilidades de que nos conteste son menores que si lo hacemos un martes por la tarde cuando sabemos que no tiene clase y está en su despacho. A veces se nos olvida que las rutinas de trabajo y tiempo libre son bastante similares, por lo que no es tan difícil acertar.

Por otra parte, el nombre de la dirección puede decir muchas cosas. Informa sobre la persona (no es lo mismo migueldecervantes@hotmail.com que miguel@hotmail.com, o que elmancodelepanto@hotmail.com), sobre una organización o empresa a la que perteneces (migcer@upv.es), e incluso puede dar pistas sobre el cargo o el departamento departamento (redaccion@quijote.com).

Cc (Copia de carbón o Con copia)

El Cc corresponde al inglés carbon copy, que hemos venido a traducir como copia de carbón, pero que realmente hace referencia a los papeles de calco, es decir, a duplicar la información al escribir en una hoja con este sistema. En el correo electrónico, en el campo de Cc se incluyen aquellos contactos que queremos que conozcan el contenido del mensaje, pero que no son el destinatario principal de él. Tiene menos compromiso de respuesta que el Para y posiblemente menos responsabilidad en el tema tratado.

Cabe recordar que los contactos de este campo son visibles para el resto de los destinatarios; son como testigos que pueden intervenir en la conversación. Muchos usuarios se sienten en la obligación de responder cuando reciben correos como Copia de carbón y en muchos casos no es necesario. Por lo tanto, no es suficiente con pensar a quién se quiere incluir en la conversación, sino qué papel se desea que desempeñe en ella.

Además, los papeles que adoptamos no son eternos. Un contacto no tiene por qué estar en Cc durante toda la conversación. Una vez se comprueba que su inclusión no es necesaria, se puede (incluso se debe) eliminar para evitar molestias o que reciba información que ya no le compete. Por otro lado, si finalmente cobra relevancia su papel, puede ser añadido en Para elevando su estatus en la conversación.

Conocer bien cada campo es fundamental tanto a la hora de asignar uno u otro al destinatario como cuando es necesario interpretarlos. Por ello es conveniente advertir a los destinatarios del campo Para (incluso pedir permiso antes) de que se agrega a gente en la conversación. Y lo mismo con las propias personas que se van a incluir, puede ser molesto estar en conversaciones en las que no se tiene por qué estar.

Cco (Con copia oculta)

La Cco (Bcc en inglés: blind carbon copy) es la fórmula más peligrosa para incluir a alguien en la conversación. Se le añade en el envío del mensaje y recibe una réplica del correo electrónico que se manda a otra u otras personas sin que los destinatarios lo sepan. Es muy tentador incluir a contactos en Cco, pero es preciso tener en cuenta la razón por la que no se quiere que se sepa que esa persona está informada.

No es recomendable hacerlo dentro de una empresa u organización, ya que no es adecuado hablar a espaldas de compañeros o mandos superiores y/o inferiores. Puede ser útil para incluir a un compañero o jefe de departamento cuando se envía un mensaje a un jefe superior, demostrando así la confianza en la persona, y también para que los compañeros o jefes conozcan el desarrollo de un proyecto a través de las conversaciones mantenidas con un cliente.

Los problemas pueden surgir cuando alguien a quien se envía un Cco contesta con Responder a todos: tanto su respuesta, que puede ser despectiva o «demasiado» sincera – ya que él cree que solo está respondiendo a su remitente de confianza –, como el hecho de que estaba incluido de manera oculta en la comunicación quedarán expuestos a todos.

Responder, Responder a todos, Reenviar

No es lo mismo Responder que Responder a todos. Si se responde a todos se puede estar compartiendo una información con contactos que uno mismo, el remitente principal o los destinatarios no quieren que reciban. Y un fallo muy habitual en correos entre varios contactos es Responder solo a la persona que envía el correo electrónico dejando sin respuesta al resto de los miembros de la comunicación incluidos en la conversación, lo que supone una pérdida de información y de tiempo.

Para evitar malentendidos y posibles problemas existe la alternativa de Reenviar. Toda la conversación se comparte con un tercer contacto. Por ello, en caso de hacerlo, siempre hay que advertir a los contactos previos con quién se comparte la información e incluso es recomendable preguntar y pedir permiso – recordamos que la conversación, independientemente de quién la haya iniciado, es de todos los participantes –. Esto mismo es aplicable para la acción de reenviar archivos adjuntos.

Si se reenvía o continúa una conversación, no es aconsejable cambiar lo escrito anteriormente por los otros interlocutores. Se puede modificar algo el texto, pero asegurándose de no cambiar el sentido del mensaje.

No olvidar que cualquier mensaje o archivo puede ser reenviado ayuda a mantener la prudencia a la hora de compartir información y opiniones. El texto y el significado de un correo electrónico son muy fácilmente manipulables; se puede editar el texto cambiando, eliminando o añadiendo nuevas frases sin dejar rastro. La información que se quiere preservar es preferible enviarla como adjunto en PDF.

Otro problema en las respuestas del mensaje surge por la propia naturaleza del correo electrónico como medio rápido y casi inmediato. La mayoría de los servidores permiten la opción de que la respuesta a los mensajes aparezca en el orden cronológico de una conversación: el último mensaje queda al final; sin embargo, esperamos verlo al inicio del mensaje, nada más abrirlo, e incluso nos resulta molesto tener que desplazarnos hasta el final para leerlo. Actualmente, estamos acostumbrados a que la última respuesta aparezca la primera.

Otro modo de responder es intercalar el texto en el mensaje original después de cada párrafo o tema tratado. En este caso es recomendable avisar a la persona de que se ha respondido de este modo e incluso hacerlo visible cambiando el color del texto o usando la cursiva. Y aún podemos complicar más nuestra comunicación si el mensaje se alarga y las respuestas se suceden; es más adecuado iniciar de nuevo un mensaje electrónico e incluso cambiar el texto del Asunto.

Por último, es conveniente no abusar de la solicitud automática de confirmación de recepción porque resulta pesado y no garantiza al emisor la lectura de su correo.

Asunto

Es la parte más importante del mensaje. En unas pocas palabras hay que ser capaz de resumir el contenido u objetivo de un correo electrónico. Es el campo que sirve para contextualizar el mensaje y elaborar una hipótesis sobre su contenido de manera rápida y concisa. En los ambientes laborales, en los que se valoran enormemente los procedimientos que ayudan a ganar tiempo, la funcionalidad del Asunto como resumen del texto se prioriza, dado que los correos electrónicos además pueden conservarse como registro de la actividad.

Debe reflejar el contenido completo del correo, procurando dar la mayor información posible sobre el mismo al interlocutor. Es necesario huir de lo general y lo retórico, y centrarse en lo específico y descriptivo. Un Asunto como «Resumen reunión con dto. Marketing» es más aclaratorio y útil para el remitente que otro en el que solo ponga «Reunión».

Los correos se amontonan en la bandeja de entrada y la única manera de que un mensaje destaque y sea considerado prioritario es ofrecer la línea de Asunto más completa, dar todas las pistas posibles al que lo recibe para que decida, con solo leer el Asunto, si abre o no nuestro mensaje.

Por otro lado, no hay nada más molesto y decepcionante que abrir un mensaje cuyo Asunto incluye las palabras «urgente», «atención» o «importante», y que luego sea una broma o mucho menos trascendental de lo apuntado, sobre todo en los correos profesionales. La primera consecuencia de generar expectativas falsas de esta forma es que la atención que se preste a tus correos electrónicos se reducirá drásticamente.

También es recomendable actualizar el texto del Asunto. Es habitual que una conversación se inicie tratando de una venta y se termine hablando del último informe de Recursos Humanos. Y del mismo modo, cuando se cambie de tema, o este haya caducado, es preferible iniciar un nuevo mensaje con un Asunto diferente y no abusar de la opción Responder.

Archivos adjuntos

Antes de adjuntar nada hay que pensar si es necesario hacerlo. Es posible que la información del adjunto se pueda incluir en el propio bloque de texto del correo electrónico, o bien facilitando un enlace del contenido alojado en la web o compartiendo un documento en línea almacenado en la nube (en informática, es el espacio de almacenamiento en un servidor informático centralizado al que el usuario sube archivos: imágenes, documentos o vídeos, y al que se puede acceder desde cualquier dispositivo con acceso a internet).

Para enviar adjuntos que «pesen» poco y no tener problemas con fuentes o imágenes, es recomendable enviar archivos en PDF; y para los vídeos y las fotos, abrir cuentas en repositorios, como Flickr o Youtube, o alojarlos en un servidor propio, para poder compartir estos contenidos a través de enlaces incluidos en los correos.

Es aconsejable enviar adjuntos que «pesen» lo menos posible y en formatos habituales y universales para que puedan ser abiertos sin problemas.

Comienzos y finales

El saludo inicial es clave para establecer la relación que se tiene, o se quiere tener, con el interlocutor. Debemos valorar a quién o quiénes nos dirigimos; este primer paso puede ser decisivo para establecer el tipo de comunicación.

Es conveniente fijarse en cómo se dirigen a nosotros y, en la respuesta, emplear la misma fórmula. Si para el destinatario somos el Sr. López, no será muy cortés dirigirnos a él como Pepito. Por cierto, cuando se rebaja el nivel protocolario y se establece el tratamiento cercano con tuteo o nombre de pila, ya es difícil y poco recomendable volver al tratamiento formal (con, por ejemplo, Sr. o Sra.). «Estimado», «Querido» o simplemente «Buenos días» pueden ser comienzos apropiados, e incluso se puede prescindir del saludo o comienzo (especialmente entre personas cercanas), sobre todo cuando se usa el correo electrónico como chat, en una conversación activa que no requiere un inicio y un final.

Es preferible presentarse al inicio del mensaje si es la primera vez que nos comunicamos con alguien o lo hacemos muy de vez en cuando, de manera que nuestro destinatario pueda identificarnos por nuestro nombre o por el papel que cumplimos en la comunicación: cliente, compañero de empresa, proveedor, alumno, amigo de un amigo… En definitiva, debemos asegurarnos de que el destinatario nos identifica. Por otro lado, y dado que la dirección de correo electrónico puede no informar de quiénes somos, además de la presentación, es conveniente utilizar la firma.

Con las despedidas y los saludos finales ocurre algo similar. «Atentamente», «Saludos», «Un abrazo»… suelen ser las expresiones más adecuadas y pocas veces fallan. El correo electrónico ha contribuido a la eliminación frecuente de las fórmulas de cortesía al principio y al final de los mensajes por la brevedad de los textos, por lo que es conveniente no utilizar saludos caducos o excesivamente formales como «Muy señor mío» o «Su seguro  servidor".

No podemos olvidarnos de los agradecimientos. A todos nos gusta ver reconocido nuestro trabajo y el tiempo empleado en él. Sin embargo, es recomendable ser precavidos y no exagerar ni alargar excesivamente el intercambio de agradecimientos.

La firma cierra el mensaje y es un elemento importante. Si el remitente ofrece suficiente información en la dirección de correo y el cuerpo del mensaje, ya estará identificado. Podemos utilizar la firma que tengamos configurada en el sistema de correo y que aparece por defecto, o usar un tipo cada vez, dependiendo de la relación que se establezca con la persona a quien escribimos.

Es muy útil incluir un bloque de firma, la mayoría de los servicios de correo electrónico permiten personalizarla e incluirla automáticamente. Entre otros datos, el bloque de firma suele incluir:

Nombre completo de la persona y cargo que desempeña en la empresa.

Nombre de la organización.

Teléfono y correo electrónico de contacto.

Dirección postal.

Logo y página web de la empresa.

Cada vez es más habitual incluir enlaces de las cuentas en redes sociales de la empresa y el firmante.

Cuidar la escritura

Con el correo electrónico se suele escribir más que antes y, por tanto, es importante cuidar la forma y el estilo: en muchas ocasiones es la primera imagen que proyectamos de nosotros mismos hacia los demás. Por muy bueno que se sea en el desempeño del trabajo, un correo electrónico lleno de faltas de ortografía (¡cuidado con los correctores y traductores automáticos!), un uso innecesario de mayúsculas, una gramática o sintaxis incorrectas o un léxico pobre pueden desgastar la buena imagen que el trabajo proporciona. Y las excusas de la premura, la gran cantidad de correos que hay que escribir y la «manga ancha digital» que se nos presupone a todos en los nuevos medios no son válidas. Hay que procurar escribir lo mejor posible.

También es conveniente recordar que lo importante es que se lea y se comprenda el mensaje. En demasiadas ocasiones el uso de un tipo de fuente particular, el subrayado, los tamaños de letra o los colores pueden desviarnos de esta premisa y volverse en contra nuestra. Es mejor no abusar; muchos usuarios no tienen configurada la lectura de correo para aceptar colores, tipografías y tamaños de letra, por lo que perderán esa información. También ocurre con la lectura en algunos dispositivos móviles, solo nos presentan el texto, obviando la maquetación.

Por otro lado, el esfuerzo que requiere en ocasiones la descodificación de las abreviaturas y palabras cortadas de los mensajes cortos de teléfonos móviles (SMS) no debe trasladarse a los correos electrónicos. El empleo de este sistema de eliminación de letras sin pérdida, en principio, del significado de la palabra no se justifica en el correo, debido tanto a la no limitación del número de caracteres por mensaje (en los SMS suele ser de 160) como a que solemos encontrarnos ante un teclado informático que favorece la correcta escritura y a que un correo electrónico no se redacta con la familiaridad y urgencia del SMS.

Algunas recomendaciones para redactar los mensajes de un correo electrónico son las siguientes:

1.- Escribir negro sobre blanco. Determinados colores tienen su significado (el azul es el más habitual para señalar hiperenlaces y el rojo para corregir) y escribir en muchos tonos puede distraer y entorpecer la lectura.

2.- Tamaño de fuente del 12. Es el que usan por defecto la mayoría de los servicios.

3.- Evitar las mayúsculas, ya que cuando las empleamos ESTAMOS CHILLANDO.

4.- No abusar de las negritas y las cursivas, para que no pierdan su excepcionalidad.

5.- El subrayado puede confundirse con un hipervínculo.

6.- Escribir con fuentes comunes que puedan ser reconocidas por cualquier sistema.

7.- Un correo de más de 50 líneas (tres párrafos) se considera excesivo. Si realmente necesitamos más extensión, quizás sea conveniente enviar un adjunto y resumir en el bloque de texto del correo electrónico la información que se adjunta. Dedicamos mucho tiempo al correo, pero la saturación actual hace que leamos los mensajes rápidamente e incluso mientras estamos realizando otras actividades. Escribamos mensajes concisos, claros y escuetos.

8.-Los emoticonos son una representación gráfica del tono o carácter del que queremos dotar a nuestro texto. Son muy populares y su uso es constante entre la mayoría de los usuarios. Dicho esto, no debemos abusar y es recomendable no recurrir a ellos en ambientes profesionales o con personas con las que no tengamos suficiente confianza.

9.-Gramaticalmente hay dos reglas básicas: la redacción sencilla, corta y repetitiva da énfasis a lo que escribimos; y las frases complejas, llenas de oraciones subordinadas, variando el ritmo, suavizan el mensaje.

10.- El mal uso de la puntuación puede dificultar la lectura del texto o directamente cambiar el significado de una frase.

11.- Es conveniente tomarse el tiempo necesario para valorar el listado de personas a las que se envían correos largos y/o personales; se puede incluir la palabra EXTENSO o LARGO para que los destinatarios decidan si lo leen en el momento de recibirlo o más tarde.

Las emociones

La escritura, y por ende el correo electrónico, es una gran transmisora de emociones. Es fácil dejarse llevar por los estados de ánimo de cada momento o volcar los propios sentimientos en la pantalla blanca, pero es preciso tomarse el tiempo necesario y valorar una serie de elementos a la hora de escribir.

Lo ideal es evitar escribir enojado, es difícil ser justo y realista movido por la ira. Por tanto, si lo hacemos, tenemos que sopesar si el posible daño directo y colateral merece la pena. Una buena solución puede ser avisar a la otra persona de que no estamos de acuerdo en algo y que lo conveniente es concertar una cita para aclararlo personalmente. O, como habíamos mencionado anteriormente, dejar pasar un tiempo prudencial para apaciguarnos y responder más fría y objetivamente.

Debemos tener la capacidad de entender las cosas en su justa medida, ya sea como emisor o como receptor. En este caso, los correos que persiguen provocar al destinatario no deben responderse, o al menos no en el mismo tono agresivo, para no continuar o aumentar la provocación.

El sarcasmo es otro de los recursos que deben emplearse con cautela en un correo electrónico, especialmente en el entorno profesional. No todo el mundo tiene la capacidad o la información necesaria para comprender la intención sarcástica o irónica en la comunicación escrita, es probable que el destinatario no nos conozca lo suficiente para captar nuestra intención, y si a esto añadimos que no puede vernos la cara o los gestos, será difícil que nos entienda.

El spam

El spam o correo no deseado no es tan antiguo como el correo electrónico, pero tiene ya más de 20 años y todos los usuarios alguna vez lo han recibido, quizás sin saber muy bien de qué se trataba. Los spams son correos electrónicos no solicitados que se envían masivamente para ofertar o despertar el interés de un producto o servicio. Nada tienen que ver, por tanto, con el boletín o el correo comercial, al cual nos suscribimos por voluntad propia. En este caso el remitente es totalmente desconocido o, incluso, puede no existir, el correo nos supone una molestia porque no lo hemos solicitado y el asunto suele ser engañoso y nada tiene que ver con el contenido.

Pero ¿qué significa realmente spam? La palabra spam es la abreviatura de Spiced Ham, un producto de carne enlatada de muy baja calidad que llegó a Estados Unidos en 1937. Por su precio, alcanzó una rápida difusión en el mercado americano. La cima de su popularidad fue retratada cómicamente en un sketch del grupo británico Monty Python en 1970: un grupo de vikingos entra en una cantina británica y trata sin éxito de pedir una combinación de alimentos que no incluya spam, es decir «algo no deseado». Esta palabra, aquella carne de cerdo barata, inspiró a Joel Furr para bautizar el envío masivo de información no solicitada en la red, en marzo de 1993, como spam.

¿Cuál es nuestro gran problema con el correo no deseado? Que es muy difícil darse de baja de este tipo de correos electrónicos y cuando se consigue no siempre es efectiva.

Existen filtros automáticos antispam que están pensados para que no nos lleguen mensajes indeseados; los podemos configurar en nuestro sistema de correo electrónico de forma que analicen el contenido de los mensajes buscando, por ejemplo, palabras como rolex, viagra o sex (típicas en mensajes no deseados) y que no nos llegue ningún correo que incluya estas palabras, o que directamente lo envíe a la basura. En ocasiones esta medida supone un problema, porque también se eliminan mensajes que pueden no ser spam.

Otra medida es crear listas negras en las que se incluyen direcciones de correo electrónico que se consideran emisoras. Se puede configurar el filtro antispam teniendo en cuenta usuarios concretos, palabras o listas negras.

Como hemos visto, son millones los que circulan diariamente por la red, y se pueden clasificar en diferentes categorías:

1.- Spam con fines comerciales. Son los pioneros y tratan de ofrecer algún producto o servicio a un precio inferior al del mercado. Algunos violan las leyes de propiedad intelectual, las patentes o las normativas sanitarias.

2.- Los bulos. Son mensajes con un contenido falso o engañoso que se envían de forma encadenada y, además, nos piden que prosigamos la cadena de envío. Son mentiras sobre injusticias sociales o bulos atractivos sobre fórmulas para conseguir el éxito en nuestra vida. Cuidado con estos mensajes porque buscan captar direcciones de correo electrónico para utilizarlas posteriormente.

3.- Spam con fines fraudulentos. Puede utilizarse para realizar estafas cibernéticas.

El correo electrónico y los nuevos dispositivos móviles

Como veíamos en capítulos anteriores cada vez es más habitual leer y escribir correos electrónicos desde teléfonos o tabletas digitales, por lo que, si no es posible hacerlo de manera completa porque no estamos en la oficina, es incómodo escribir un texto extenso o la velocidad de conexión impide abrir un archivo adjunto, se puede responder brevemente avisando al remitente de la recepción de su mensaje y de la intención de responder a él de manera extensa en cuanto sea posible.

El uso del llamado lenguaje SMS, es decir, una mezcla de abreviaturas, acrónimos, comunicación no verbal taquigráfica, emoticonos y faltas de ortografía, no es recomendable en los mensajes de correo electrónico, a pesar de que se crea que la utilización del teléfono móvil puede eximir de la corrección que se exige en el correo electrónico.

A semejanza de los servicios de mensajería instantánea, se ha extendido la modalidad de usar la línea de Asunto como mensaje único (sin escribir en el cuerpo del mensaje) cuando hacemos uso del correo electrónico desde el móvil. En este caso es recomendable escribir «Fin del mensaje» en el propio campo del Asunto para que el receptor no tenga que abrir el mensaje.

Catorce claves para el uso del correo electrónico

1.- Aunque es el medio de comunicación más generalizado, la redacción y envío de correo electrónico requiere atención para lograr la máxima eficacia. Todos los elementos tienen su importancia.

2.-¿Quién es el destinatario de tu mensaje? Comencemos por conocerlo. Debes enviar el correo a la mejor dirección – evita repeticiones – y piensa cuál es el momento óptimo del día para hacerlo.

3.- En el campo Para, solo deben aparecer los destinatarios principales. Reserva el campo Cc para el resto de usuarios que deban conocer el mensaje.

4.- Al contrario que en los campos anteriores, Cco funciona como una copia oculta. Utiliza esta fórmula con cuidado, sobre todo combinada con Responder a todos. Cco es adecuada para garantizar la privacidad de los datos o para mantener a ciertos “destinatarios al día de las novedades de un proyecto.

5.- Dedica tiempo a organizar tu agenda de contactos. Si completas correctamente sus datos, además de usar carpetas y filtros para ordenarlos, facilitarás su búsqueda futura y evitarás posibles malentendidos. En ese sentido, mejor evitar la opción de Autocompletar.

6.- Si el correo electrónico es parte de una conversación, utiliza Responder para dar respuesta al destinatario principal. Si seleccionas Responder a todos, tu mensaje llegará a la totalidad de destinatarios. En cambio, si deseas incluir a nuevos contactos, tu opción debería ser Reenviar el mensaje.

7.- El Asunto es la parte más importante del correo electrónico. Su función es resumir el contenido del mismo. Por ello es mejor redactar un texto específico y descriptivo, evitando palabras como importante cuando realmente no son necesarias. Las novedades también deben quedar reflejadas en el Asunto. Cámbialo si el tema del mensaje ha variado.

8.- La parte más extensa es el cuerpo. Aun así, no es recomendable que supere las 50 líneas (tres párrafos) y debe estar compuesto por textos concisos, claros y escuetos.

9.- Si necesitas enviar más información, añade un archivo adjunto. El PDF es la opción idónea si no quieres que sufra modificaciones.

10.- Asegúrate de adjuntar los archivos, olvidar hacerlo es un error muy habitual, y cerciórate también de que el archivo no tenga un peso excesivo. En ese caso, es mejor recurrir al uso de repositorios como Flickr o Youtube. Otra posibilidad es compartir en línea y trabajar en la nube.

11.- Las prisas o el envío desde un móvil no deben ser excusa para descuidar la ortografía, la gramática o incluir un léxico inapropiado. Sobre todo si el correo electrónico tiene un carácter profesional.

12.- Observa las diferencias culturales y las normas sociales. Evita sarcasmos y juegos de palabras. La prudencia es el mejor consejo a la hora de redactar un correo electrónico. En un ámbito más personal, puedes emplear los emoticonos para trasladar tu estado de ánimo.

13.- ¡Identífícate! Sobre todo si es la primera toma de contacto con el destinatario o es un mensaje formal. Las fórmulas más habituales al inicio del cuerpo son «Estimado» o «Buenos días». Se puede finalizar con «Saludos» y «Atentamente», junto a una firma que incluya tu nombre completo, cargo, organización, datos de contacto y enlaces web.

14.- No abuses de los correos masivos y automáticos. Tus contactos podrían considerarte correo basura o spam. Otra cosa bien distinta son los boletines de noticias, que dan credibilidad a un servicio o producto.”

Extraído de Escribir bien en Internet, Mario Tascón, FUNDEU